Como Tratar uma Concorrência de Forma Transparente

No último dia 24, o Grupo de Comunicação Interna da Abracom
recebeu Aglaê Gonçalves*, que participou de um bate-papo sobre concorrências.
Após apresentação da Abracom e do Grupo de Comunicação Interna, feita pela
Diretora de Comunicação e Eventos e Coordenadora do Grupo de CI, Claudia
Zanuso, Aglaê iniciou sua apresentação falando sobre endomarketing e
comunicação interna, áreas em que possui grande experiência profissional.

Aglaê atuou em comunicação interna por mais de quinze anos
dentro no setor elétrico, com a vantagem de gerir uma área que era considerada
estratégica para a organização. Ela participava do planejamento estratégico da
empresa e se reportava diretamente ao presidente. Quando iniciou na empresa,
existiam 12 mil colaboradores e nenhuma comunicação interna. Sua equipe
estruturou a área e ganhou visibilidade na diretoria após quatro anos.

Focando no tema proposto pela reunião, a palestrante trouxe
os princípios da licitação, dentre eles o princípio da legalidade, da isonomia,
da impessoalidade, moralidade, probidade administrativa, publicidade,
instrumento convocatório. Para ela concorrência está dentro do conceito de
licitações. E definiu concorrência como uma modalidade da qual podem participar
quaisquer interessados que na fase de habilitação preliminar comprovem possuir
requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução do objeto
da licitação.

Sua experiência com concorrências a fez seguir os seguintes
passos:

a)  Primeiramente
realizava uma reunião interna com um comitê decisório, formado por diretores,
gerentes, analistas e estagiários de diversas áreas da organização, como
Estratégia, Operacional, RH, Ética e Complience, Comunicação (interna e
externa) para avaliar as necessidades de contratação;

b)  Em
seguida, os briefings eram construídos de acordo com o planejamento estratégico
da empresa, planejamento de comunicação, cenário, desafios, abrangência,
orçamento e time;

c) Para
explicar detalhadamente o briefing aos concorrentes, realizava uma reunião
presencial com as agências e era criado um fórum de perguntas e respostas;

d)  Os
critérios utilizados para avaliação das propostas eram baseados na relação
custo x resultado esperado. E atribuídos pesos de acordo com os seguintes
critérios:

1. Estratégia
apresentada;

2. Estrutura
de atendimento;

3. Planejamento;

4. Criatividade;

5. Recursos;

6. Investimento
da campanha;

7. Fee
mensal.

A primeira atitude após as apresentações das agências é se
reunir com todos do comitê decisório para comparar o briefing com o que foi
proposto, olhar todos os critérios e pesos. Nesta fase, recomenda ao gestor não
votar para não ser tendencioso na decisão.

Após a decisão, se comprometer sempre a dar um feedback para
os participantes. Aglaê afirma que é muito difícil dizer um não para uma
agência que não venceu a concorrência, pois muitas vezes, a diferença de
pontuação é mínima.  Ela acredita que
todos os fornecedores devem ser tratados com a mesma dignidade e nunca deixou
de dar um retorno, inclusive individualmente, informando o porquê de a agência
não ter sido escolhida. Assim, as agencias sempre voltavam para as próximas
concorrências e mantinham um bom relacionamento com a área.

Para Aglaê, o grande desafio de comunicação interna é
trabalhar a unicidade. É ter orçamento próprio para ser considerada. E uma
agência de comunicação tem que ser parceira para ajudar a construir o
planejamento estratégico. Em sua opinião, este ponto é decisivo durante uma
concorrência.

Para estruturar melhor a comunicação interna, ela aconselha
administrar em duas frentes: canais e endomarketing. A estrutura de comunicação
geralmente é muito enxuta nas organizações, atendendo a muitos colaboradores e,
muitas vezes, sem o apoio de uma agência de comunicação. Por isso, ter foco nas
ferramentas e no relacionamento para trabalhar o engajamento, ajuda bastante
para ser eficiente e atender aos objetivos da comunicação com o colaborador.

A próxima reunião do grupo de comunicação interna será realizada
dia 22 de novembro no Rio de Janeiro.

*Sobre a palestrante: Aglaê Prado Gonçalves é psicóloga e
pós-graduada em Gestão de Recursos Humanos e Gestão de Negócios pela FGV/SP,
com sólida experiência no Setor Elétrico onde atuou nos últimos 15 anos em diversas
posições executivas, principalmente em Comunicação Corporativa, tendo
desenvolvido e gerenciado equipes e processos de endomarketing e comunicação
interna estratégica que receberam amplo reconhecimento do mercado, como 150
Melhores Para se Trabalhar, ABRH e ABERJE. É consultora, palestrante e
instrutora de treinamentos.

 


 

 

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