Um ambiente de competição desperta, mesmo que não intencionalmente, seus participantes a buscarem por informações exclusivas, capazes de oferecer alguma vantagem em determinada situação. O papel da empresa contratante é impedir que isso acorra.
Todos os competidores devem estar expostos ao mesmo nível de informação, gerando um processo que atenda princípios básicos de isonomia. Privilegiar um ou outro com informações diversas, mesmo que complementares, das recebidas por todos é uma prática que favorece um ambiente de parcialidade e coloca em questionamento os alicerces éticos e requisitos de compliance de uma concorrência.
Passagem presencial do briefing
Uma forma de exercer a imparcialidade em uma concorrência é, por exemplo, apresentar o briefing para todas as agências, ao mesmo tempo. Esta prática agiliza o processo e promove isonomia.
Previamente agendada e comunicada na RFP (Request For Proposal), faça uma reunião onde os representantes da empresa e das agências estejam todos envolvidos. Nesta oportunidade deve-se apresentar o briefing e delimitar um espaço de tempo para perguntas. As perguntas devem ser respondidas, de preferência, na reunião ou então redigida e dirigida por e-mail aos participantes. Caso não seja possível realizar a passagem do briefing na mesma data e horário para todas as agências, estabeleça períodos iguais de tempo para a transmissão individualizada, e que estas apresentações sejam feitas a partir da mesma base de informação.
A concorrência começa na pré-qualificação
Não é a quantidade de agências participantes em uma concorrência que aumentará ou diminuirá a probabilidade de se encontrar a agência ideal. O que ampliará suas chances de êxito nesta jornada será sua dedicação em estabelecer quem serão as agências que participarão de sua concorrência. Avalie as competências a partir do portfólio e do perfil das lideranças das empresas concorrentes, tenha convicção da qualidade do conteúdo do briefing, dê tempo adequado para desenvolvimento da proposta e seja reativo em responder dúvidas.
Trabalhar com um número muito grande de agências em uma concorrência, como já pudemos observar no mercado, prejudicará etapas fundamentais, gerando problemas da seguinte ordem: Muitas dúvidas, até mesmo repetitivas, atravancando o processo.
- Agências desestimuladas por participarem de um processo com muitas agências.
- Dificuldades logísticas em manter isonomia com prazos e acesso às informações.
- Excesso de tempo dedicado para receber documentos, realizar análises e equalizações de todas as propostas técnicas. Este ponto agrava-se quando o processo prevê apresentação formal e presencial das propostas, o que é uma boa prática, mas que se torna inviável quando se tem um número muito grande de participantes.
- Dificuldade e dedicação de tempo de trabalho na avaliação e confrontação das inúmeras propostas comerciais e suas versões negociadas.
- Muitas agências em posse de informações que expressam uma real dor e/ou necessidade de sua empresa.
Uma concorrência com competidores bem selecionados trará mais nivelamento entre as propostas. Facilitará o manuseio e equalização das informações para que se tome uma decisão mais objetiva e afinada às suas reais necessidades.
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